Het belang van (niet)declarabele uren

Je werkt in de zorg en je bent een ¨mensenmens¨. Maar, je bent ook een Zzp'er en je bent serieus over je werk en professioneel. Daarom bespreken we hier het belang van declarabele uren. Waarom dit zo belangrijk is en wat het je oplevert. En hoe je ervoor zorgt dat je uren ook worden besteed aan werk dat je belangrijk vindt en niet aan administratie.

Het urencriterium

Elk jaar moet je tenminste 1225 uur besteden aan je bedrijf om in aanmerking te komen voor fiscale aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek. We hebben het in dit geval over een kalenderjaar. De minimumgrens van 1225 uur blijft staan, of je nu op 1 januari begint of op 1 november. Hou hier dus rekening mee als je begint. Daarnaast moet je minimaal 50 % van je tijd besteden aan je onderneming. Ben je nog parttime in dienst, dan moet je in de andere tijd nog steeds die 1225 uur proppen.

Directe en indirecte uren

De directe uren zijn de uren die je bij de cliënt bent, en de reistijd voor woon-werkverkeer. Ook wel  je declarabele uren genoemd.

Indirecte uren zijn de uren die je wel steekt in je eigen bedrijf, dus opleiding, administratie, het beheren van je website, maar die je niet doorbelast naar je cliënten. Je niet declarabele uren.  Zowel je directe als indirecte uren tellen mee voor je urencriterium, dus hou alle uren goed bij. Ziekte en vakantie tellen hierbij trouwens niet mee.

Uitzonderingen op de regel zijn

Zwangerschapsverlof, de 16 weken zwangerschapsverlof tellen gewoon mee als directe uren. Als je start vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering. Dan is je minimale urencriterium 800 uur.

Hoe registreer je deze uren

Ten alle tijden moet je je gewerkte uren kunnen tonen bij een inspectie van de Belastingdienst. Daarom is het zaak om altijd je uren goed te registreren. Noteer elke werkdag hoeveel uren je hebt gewerkt en waar je die uren aan hebt besteed. Bewaar hierbij mogelijke offertes, facturen, afspraken die per e-mail zijn gemaakt en een overzicht van je kilometers/OV-kaart. Of makkelijker nog, gebruik een programma zoals Factuurdesk voor de thuiszorg.

Hiermee hou je realtime je uren bij via de urenregistratie app en maak je ook nog eens automatisch de bijbehorende facturen. Op die manier heb je op ieder moment een overzicht van je declarabele uren, je niet declarabele uren en bijbehorende facturen. Handig voor jezelf en handig voor een inspectie van de belastingdienst. Heb je meteen je administratie op orde. En bedenk dat je de kosten er met een declarabel uur alweer uit hebt.

Het enige waar je dan op moet letten is dat je wat meer indirecte uren besteed aan bijvoorbeeld opleiding en marketing, want aan je administratie hoef je ze niet meer te besteden. :-)