Verantwoording van je PGB

De administratieve rompslomp is vaak een bron van hoofdpijn voor mensen die een Persoonsgebonden Budget of Vergoeding Persoonlijke Zorg (VPZ) uit de AWBZ krijgen, of een PGB uit de Wet Maatschappelijke ondersteuning. Niet alleen het bijhouden zelf maar ook het verantwoorden van je uitgaven aan het zorgkantoor (1 of 2 keer per jaar voor de AWBZ) is een hele opgave. En dan is er natuurlijk altijd nog de jaarlijkse belastingaangifte.

Over de belastingregels hebben we het later nog eens, bijvoorbeeld over kosten die je niet uit een PGB mag betalen maar wel aftrekbaar zijn van de belasting. Maar omdat PGB houders met een budget van meer dan € 5000 per jaar voor eind augustus weer hun halfjaarlijkse verantwoording aan het zorgkantoor moeten inleveren, kan het geen kwaad nu het een en ander op een rijtje te zetten. 

Het verantwoorden van je uitgaven is een procedure die iedere budgethouder kent (onder de € 5000 per jaar moet het alsnog één keer per jaar) en niet onder uit komt. Je kunt je PGB administratie wel uitbesteden, bijvoorbeeld via onze service www.ePGB.nl. Op die manier ben je er zo weinig mogelijk tijd aan kwijt bent en weet je zeker dat het klopt. Toch is het ook dan goed te weten wat je moet declareren en hoe dat in z’n werk gaat.

AWBZ

Voor het verantwoorden van je uitgaven vanuit een PGB uit de AWBZ (en voor een VPZ net zo) gelden de volgende regels en procedures:

• Je krijgt als het goed is een Verantwoordingsformulier van je zorgkantoor thuisgestuurd; een of twee keer per jaar
• Bij de meeste zorgkantoren kan het invullen tegenwoordig ook digitaal; kijk op de website van je zorgkantoor
• Je persoonlijke gegevens zijn als het goed is al ingevuld; controleer deze en meldt eventuele fouten aan je zorgkantoor
• De rest van het formulier vul je zelf in; let erop dat je alle relevante velden invult en iedere hulp maar één keer noemt, met het totaal uitbetaalde bedrag per hulp
• Als er iets ontbreekt of niet klopt kan het zorgkantoor het formulier niet in behandeling nemen; ze zullen dan contact met je opnemen en je het opnieuw laten doen
• Je moet het formulier zelf ondertekenen; als je je door iemand laat vertegenwoordigen moet je documenten meesturen waaruit blijkt dat diegene namens jou mag tekenen, tenzij hij of zij als wettelijke vertegenwoordiger geregistreerd staat (bijvoorbeeld een bewindvoerder of ouders van een minderjarig kind)
• Het zorgkantoor stuurt je binnen zes weken een bericht of je zorgkosten zijn geaccepteerd; als je het niet met de beslissing eens bent kan je een bezwaar indienen

Je mag niet zomaar van alles uit je PGB betalen, het moeten goedgekeurde zorguitgaven zijn. Hou daarom rekening met het volgende:

• Het budget is bedoeld voor zorguitgaven;
• Daaronder vallen ook de reisvergoeding of de sociale premies die je eventueel aan je hulp betaalt; die sociale premies, ook wel werkgeverslasten genaamd, betaal je alleen als een hulp meer dan drie dagen per week voor je werkt
• Extraatjes voor je hulp, zoals een verjaardagscadeau of bonus met kerst mogen niet uit het PGB worden betaald; je kunt die kosten soms wel aftrekken van de belasting
• Dit jaar mag je bemiddelingskosten nog uit het PGB betalen; maar alleen als je ook in 2011 al een PGB kreeg
• Als je een budget hebt gekregen voor een bepaalde functie (bijvoorbeeld verzorging) mag je dat ook gebruiken om ander soort zorg in te kopen (zeg kortdurend verblijf); dit heet bestedingsvrijheid
• Over 1,5% van je budget (met een minimum van € 250 en een maximum van € 1250) hoef je helemaal geen verantwoording af te leggen; dit bedrag moet je wel voor je zorg gebruiken, bijvoorbeeld voor je administratie, maar niet direct voor het inhuren van een hulp en je hoeft het niet op te geven aan het zorgkantoor
• Van de overige uitgaven kan het zorgkantoor de bewijzen opvragen, zoals bonnetjes, betalingsbewijzen of overeenkomsten; deze hoef je niet direct mee te sturen maar moet je wel minstens vijf jaar bewaren
• Werkbriefjes van je hulp hoef je niet mee te sturen; die zijn voor je eigen administratie
• Als je twijfelt over een uitgave kan je het beste even contact opnemen met je zorgkantoor

Wmo

Een Persoonsgebonden Budget van de gemeente, dus op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning, moet je verantwoorden volgens de regels van de gemeente waar je woont. Iedere gemeente mag zelf bepalen wat je moet verantwoorden en op welke manier. Als je geluk hebt woon je ergens waar je helemaal vrij bent om het bedrag te besteden en als je pech hebt moet je voor iedere stuiver bewijzen overleggen. Meestal zal het hier ergens tussenin liggen; een deel is dan vrij en een ander deel moet je precies verantwoorden. Bewaar daarom altijd goed je bonnetjes en andere bewijzen van je uitgaven.

De gemeente mag ook bepalen of je een PGB vrij mag besteden of alleen aan het doel waarvoor het gegeven is, bijvoorbeeld de aanschaf van hulpmiddelen. Dat is dus anders dan een PGB uit de AWBZ. Daarnaast zullen gemeenten vaak een termijn stellen waarbinnen je het geld besteed moet hebben. Om erachter te komen hoe het precies zit in jouw gemeente, zul je direct met hen contact op moeten nemen. Helaas zijn daar geen eenduidige richtlijnen voor.