Administratie

Loondienst

Je bent niet verplicht een administratie bij te houden, maar het is aan te raden om je loonstrookjes goed te bewaren voor de belastingaangifte.

Regeling Dienstverlening aan Huis

Je bent niet verplicht een administratie bij te houden. Wel moet je aan het einde van het jaar in je aangifte inkomstenbelasting opgeven hoeveel geld je onder de post "resultaat uit overige werkzaamheden" hebt verdiend. Voor deze opgave is het noodzakelijk dat je alle gewerkte uren bijhoudt en bewaart.

Freelancers

Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden. Naast het feit dat het verplicht is, is een goede administratie belangrijk om te weten hoe het bedrijf ervoor staat. Je kunt de administratie zelf doen maar uitbesteden aan een administratiekantoor is ook een optie. Je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Het gaat dan om alle gegevens die te maken hebben met de financiën van het bedrijf: kasadministratie en kassabonnen, bank- en giroafschriften, contracten, overeenkomsten, software en databestanden, en agenda's.

Facturen en omzetbelasting
Uit de administratie moet blijken hoeveel omzetbelasting (BTW) betaald moet worden. Voor thuiszorg geldt over het algemeen een vrijstelling van BTW. Dit houdt in dat je over de geleverde diensten geen BTW hoeft te betalen. Let er wel op dat niet alle diensten vrijgesteld zijn. Bemiddeling, verkoop van verpleegartikelen, het uitlenen van personeel voor de thuiszorg zijn voorbeelden van niet vrijgestelde diensten. Ook is een eis van vrijstelling dat de dienst wordt uitgevoerd bij de cliënt thuis.
Kijk voor de specifieke informatie op de website van de Belastingdienst.

Jouw facturen moeten ook aan een aantal eisen voldoen. De volgende informatie moet op een factuur te vinden zijn:

• de factuurdatum;
• een (uniek) factuurnummer;
• de naam en het adres van uw klant;
• de naam en het adres van uw bedrijf;
• uw BTW-identificatienummer;
• uw registratienummer bij de kamer van koophandel (indien van toepassing;
• de datum van de levering of de dienstverlening (als die verschilt van de factuurdatum);
• de hoeveelheid en de aard van de verrichte diensten;
• de prijs exclusief btw en het totaalbedrag;
• het te betalen bedrag aan btw;
• de betalingstermijn waarbinnen de factuur betaald dient te worden.

Adminstratie bijhouden

Een administratie hou je bij in een ordner met tabbladen of digitaal op de computer. Kies zelf voor de manier die je het prettigst vindt werken, een combinatie is ook een optie. In een administratie voor de btw ben je verplicht het volgende bij te houden:

• Uitgaande facturen (als je het factuurstelsel toepast), bewaar ook kopieën van de door jou verzonden facturen;
• Inkomsten (loonadministratie);
• Ontvangen facturen;
• Privégebruik van goederen en diensten.

Daarnaast raden we je aan ook het volgende bij te houden in je administratie:

• Uren, zowel de betaalde uren, als de uren die je hebt gestoken in de voorbereiding, administratie en andere werkgerelateerde zaken. Een urenadministratie is belangrijk om als ondernemer gezien te worden en als je in aanmerking wilt komen voor kortingen en startersregelingen.
• Bonnetjes, bewaar naast je ontvangen facturen ook alle bonnetjes van je zakelijke aankopen en zet de bedragen in een overzicht samen met je facturen.
• Overzicht van alle uitgaven en inkomsten, als je dit tegenover elkaar zet heb je ook gelijk een goed beeld van hoe het met je financiën gaat.
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken die je aangaat met klanten.
• Bewaar je agenda’s en afsprakenoverzicht, verwijder geen afspraken uit je digitale agenda.
• Bewaar je bank- en giroafschriften en post.